Présentation
Inter-Drinks, société de distribution de boissons, souhaitait automatiser plusieurs processus de saisie de données afin de réduire les tâches manuelles et d’améliorer la fiabilité des informations. L’objectif était double : gagner un temps précieux sur les opérations récurrentes et minimiser les erreurs humaines dans les processus de gestion.
Défis
Le principal défi consistait à traiter des données provenant de multiples sources (WooCommerce, partenaires via Excel, banques avec différents formats de fichiers selon l’institution) et à les centraliser dans FileMaker. Chaque format d’import possédait sa propre structure de colonnes et ses contraintes. Une logique robuste était nécessaire pour s’adapter à ces variations tout en garantissant une expérience fluide pour les utilisateurs internes.
Des solutions
JAK Solutions a développé une série de modules personnalisés dans FileMaker pour automatiser l’import de données :
- Export Excel avec formatage optimisé
- Import bancaire avec rapprochement automatique des lignes
- Import automatisé des commandes WooCommerce via API
- Intégration des fichiers Excel de partenaires tels que Choco, Grainz et Growzer
Une architecture modulaire a été mise en place, avec des tables temporaires pour sécuriser les imports, des systèmes automatiques de synthèse, et une interface claire et intuitive.
Impact
Les opérateurs d’Inter-Drinks ont pu éliminer de nombreuses tâches manuelles répétitives. L’intégration des données est devenue plus rapide, plus fiable et plus transparente. Le temps gagné sur la saisie a été réinvesti dans des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en renforçant la fiabilité globale du système basé sur FileMaker.
