Voorstelling
CARI, een belangrijke speler in de bijenteeltsector, wilde de manier waarop imkers hun bestelbonnen invullen en doorsturen moderniseren en vereenvoudigen. Het doel was tweeledig: de imkers een praktischere en intuïtievere tool bieden, en tegelijk de invoertijd verkorten en de interne verwerking van bestellingen betrouwbaarder maken.
Uitdagingen
Het bestaande bestelproces vereiste tijdrovende manuele invoer en was weinig geoptimaliseerd voor de eindgebruikers. De bestelbonnen, die vaak in verschillende vormen binnenkwamen, zorgden voor tijdverlies en een risico op invoerfouten.
De uitdaging bestond erin een online oplossing te ontwerpen, beveiligd en enkel toegankelijk voor geauthenticeerde gebruikers, die de gegevens rechtstreeks in FileMaker integreert om dubbele invoer te vermijden. Er moest ook een schaalbare structuur komen om op termijn nieuwe functies te kunnen toevoegen, zoals online betalen of rechtstreekse toegang tot analyserapporten.
Oplossingen
JAK Solutions ontwierp een webplatform op maat dat het papieren bestelformulier nabootst, aangevuld met geavanceerde functies:
- Aanmaak van gebruikersaccounts met beveiligde toegang
- Slimme formulieren met vooraf ingevulde gegevens (contactgegevens, adressen), helpballonnen en validatie van verplichte velden
- Automatische berekening van prijzen en termijnen op basis van de FileMaker-parameters
- Raadplegen en dupliceren van de bestelgeschiedenis om nabestellingen te vereenvoudigen
De online bestellingen worden doorgestuurd naar een tussentabel in FileMaker, zodat de medewerkers van CARI ze kunnen valideren en alle informatie met één klik kunnen integreren. De architectuur werd ontworpen om duurzaam en eenvoudig uitbreidbaar te zijn.
Impact
Dankzij deze oplossing beschikken de imkers over een eenvoudige en efficiënte tool om hun bestellingen te plaatsen, wat de administratieve last vermindert.
Bij CARI is de invoertijd sterk gedaald en is de betrouwbaarheid van de gegevens verbeterd dankzij de rechtstreekse integratie in FileMaker. Het nieuwe platform vormt bovendien een stevige basis voor toekomstige uitbreidingen en garandeert CARI een modern, beveiligd systeem dat perfect aansluit bij zijn noden.
