Voorstelling
De joint venture EU-Japan, opgericht in 1987, brengt de Europese Commissie en de Japanse regering samen om de industriële en commerciële samenwerking en de samenwerking op het vlak van investeringen te versterken. Dit partnerschap wil de economische banden aanhalen en de kennisuitwisseling tussen beide regio’s bevorderen dankzij een uitgebreid netwerk van industrie, overheden en universiteiten. De joint venture organiseert jaarlijks diverse evenementen, waaronder handelsseminaries, handelsmissies en technologiefora, bedoeld om netwerking, leren en samenwerking te stimuleren. Met deze initiatieven bevordert EU-Japan de economische groei, de internationale samenwerking en de culturele uitwisseling, en creëert het waardevolle kansen voor bedrijven en instellingen in beide regio’s, wat innovatie en economische integratie stimuleert.
Uitdagingen
Ze hadden een volledig systeem nodig om hun contacten en de verschillende evenementen die ze organiseerden efficiënt te beheren. Dit systeem moest hen helpen belangrijke details op te volgen, een vlotte communicatie te verzekeren en de planning van elk evenement te stroomlijnen. Bovendien moest het hen helpen de informatie over hun contacten up-to-date te houden en tools bieden om hun evenementen succesvol te coördineren en uit te voeren.
Oplossingen
We leverden een volledige oplossing op maat om hun contacten, opgesplitst in particulieren en bedrijven, efficiënt te beheren. Dit systeem beheert niet alleen de indeling van die contacten, maar vergemakkelijkt ook de gedetailleerde organisatie van hun evenementen, met een vlotte coördinatie en opvolging van de aanwezigheid op elk evenement. Daarnaast zetten we een geavanceerd e-mailmarketingsysteem op dat rechtstreeks geïntegreerd is in hun contactenbestand, voor gerichte en gepersonaliseerde communicatie. Dankzij die integratie versturen ze moeiteloos marketingmails en houden ze hun publiek betrokken en op de hoogte van komende evenementen en andere belangrijke updates.
Impact
Het systeem bood een duidelijke en eenvoudig te beheren manier om de contacten en evenementen van EU-Japan te beheren. Het heeft wezenlijk bijgedragen aan een hogere productiviteit van de medewerkers, door hun werkstroom te stroomlijnen en een centraal platform te bieden voor al hun noden op het vlak van contact- en evenementenbeheer. Dat leverde niet alleen tijdwinst op, maar verkleinde ook het risico op fouten of gemiste kansen. Bovendien bood het een volledig en helder overzicht van hun commerciële activiteiten, wat een betere strategische planning en beter onderbouwde beslissingen mogelijk maakte. Door diverse functies te integreren, werd het systeem een onmisbare tool om de algemene efficiëntie en de commerciële zichtbaarheid te verbeteren.
