Voorstelling
Inter-Drinks, een drankendistributeur, wilde meerdere processen voor gegevensinvoer automatiseren om manuele taken te verminderen en de betrouwbaarheid van de informatie te verbeteren. Het doel was tweeledig: kostbare tijd winnen op terugkerende handelingen en menselijke fouten in de beheerprocessen tot een minimum beperken.
Uitdagingen
De belangrijkste uitdaging was gegevens uit meerdere bronnen te verwerken (WooCommerce, partners via Excel, banken met verschillende bestandsformaten naargelang de instelling) en ze te centraliseren in FileMaker. Elk importformaat had zijn eigen kolomstructuur en beperkingen. Er was een robuuste logica nodig om zich aan die variaties aan te passen en tegelijk een vlotte ervaring voor de interne gebruikers te garanderen.
Oplossingen
JAK Solutions ontwikkelde een reeks modules op maat in FileMaker om de gegevensimport te automatiseren:
- Excel-export met geoptimaliseerde opmaak
- Bankimport met automatische afstemming van de regels
- Geautomatiseerde import van WooCommerce-bestellingen via API
- Integratie van de Excel-bestanden van partners zoals Choco, Grainz en Growzer
Er werd een modulaire architectuur opgezet, met tijdelijke tabellen om de imports te beveiligen, automatische samenvattingssystemen en een duidelijke en intuïtieve interface.
Impact
De medewerkers van Inter-Drinks konden talrijke repetitieve manuele taken schrappen. De integratie van gegevens verloopt nu sneller, betrouwbaarder en transparanter. De tijd die op invoer gewonnen werd, wordt geïnvesteerd in activiteiten met een hogere toegevoegde waarde, en de algemene betrouwbaarheid van het FileMaker-systeem is versterkt.
