Voorstelling
De SSVP wilde de manier waarop haar lokale centra hun jaarverslagen indienen moderniseren. Het doel: het opstellen, opvolgen en beheren van de verslagen digitaliseren, met behoud van de synchronisatie met FileMaker.
Uitdagingen
De verslagen werden voordien bezorgd via uiteenlopende bestanden of op papier, wat standaardisering en verwerking van de gegevens bemoeilijkte. Er was nood aan een beveiligde oplossing met toegang via login, aangepast aan verschillende niveaus van computervaardigheid en in staat om te communiceren met de bestaande backoffice in FileMaker.
Oplossingen
Er werd een webplatform op maat ontwikkeld, met:
- Slimme, vooraf ingevulde formulieren met validatieregels
- Toegang tot de geschiedenis van de verslagen per centrum
- Ledenbeheer (toevoegen, wijzigen, verwijderen)
- Een systeem voor accountaanmaak en aanmelding
- Een volledige integratie met FileMaker
Impact
Het proces is voortaan eenvoudiger, beveiligd en gecentraliseerd. Elk centrum kan zijn jaarverslag zelfstandig invullen, met ingebouwde validatie en toegang tot de geschiedenis. De beheerders winnen heel wat tijd en de kwaliteit van de gegevens is verbeterd dankzij de automatische veldcontroles.
